FLUXUL INFORMATIILOR IN AGENTIE. NIVELURI DE ACCES

.

de Saul Beloia

.


Informatiile

Lucrul cu informatiile rezultate in cadrul activitatii specifice este reglementat pe principiul compartimentarii muncii, si pe acest cadru, ierarhizarea accesului la informatii este cea a ierarhizarii profesionale din cadrul agentiei.
Agentia are obligatia ca, in situatia in care se constata ca informatiile obtinute in cadrul activitatii vizeaza siguranta statului, sa sesizeze de indata institutia cu autoritate in domeniu.
Nivelul de confidentialitate a informatiilor se stabileste de catre directorul executiv al agentiei, in conformitate cu prevederile legislatiei in materie. Suportii de informatii vor purta mentiunea „personal”, in situatia in care sunt destinate strict unei anumite persoane.
Informatia, in sensul rezultatelor concrete ale muncii in agentie, asimileaza orice text scris, nota de teren, schita sau desen, fotografie, fisier audio sau video, pliant, harta sau poster obtinute de catre detectiv in executarea sarcinilor cu care a fost abilitat. La terminarea unei misiuni in teren, detectivul le va utiliza pentru redactarea raportului referitor la modul in care a executat misiunea.
De asemenea, prin informatie se intelege raportul detectivului particular care poarta adnotarile si completarile sefului nemijlocit al acestuia, dar si sintezele de informatii care constituie rapoartele intocmite de catre directorul executiv in beneficiul clientului.
Finalmente, prin informatie se intelege orice text redactat de catre agentie in beneficiul institutiei de siguranta nationala, organului de politie, parchet sau de justitie, din proprie initiativa sau la solicitare expresa.

Redactarea informatiilor

Informatiile primare si cele de intregire vor fi redactate de catre detectiv la revenirea din teren, sub forma de raport si vor sintetiza toate datele primare (texte scrise, insemnari, bilete, note de teren, schite sau desene, fotografii, fisiere audio sau video, pliante, harti sau postere, alte obiecte) care au relevanta pentru cazul la care acesta a lucrat. Fiecare raport astfel radactat va avea anexate toate datele preliminare pe care se fundamenteaza, aspect ce va fi consemnat expres in finalul raportului.
Fiecare detectiv care redacteaza rapoarte va avea acces exclusiv la continutul acestora. Doar in situatia in care raportul este produsul unei echipe ai carei membri au actionat in teren impreuna, acesta va fi redactat de catre seful echipei respective pe baza relatarilor verbale ale componentilor prezenti de fata si a datelor primare aduse de catre acestia, de indata ce echipa a intrat in sediu.
Documentele redactate sunt predate de catre detectiv de la caz la caz fie sefului sau nemijlocit impreuna cu toate datele preliminare anexate, care va face propriile intregiri ce se impun dupa ce a discutat cu detectivul pe marginea raportului respectiv, fie directorului executiv de catre seful echipei intoarsa din teren, dupa ce raportul acesteia a fost finalizat.
In forma finala, continand toate elementele constitutive ale unei informatii precum si toate datele preliminare pe care se fundamenteaza, rapoartele detectivilor vor fi inaintate directorului executiv, care va elaborara si redacta (impreuna cu secretara, de la caz la caz) sinteza destinata clientului ori alte documente in beneficiul institutiilor abilitate de lege.

Fluxul informatiilor

Fara nicio exceptie, informatiile vor avea un flux profesional ascendent, de la structurile de executie inspre cele medii de decizie si coordonare si apoi spre directorul executiv.
In nici un caz, documentele pe care un sef de nivel mediu le-a intregit cu informatii si concluzii proprii, nu vor reveni la factorii de executie emitenti.
Informatiile, asa cum au fost definite, vor fi pastrate pe baza de opis in dosare de caz, care se vor afla la directorul executiv, depuse in conditii de securitate in fichet metalic cu cheie si sigiliu, cifru, cheie electronica etc. Dupa finalizarea cazului, dosarul este arhivat cu respectarea normelor legale in materie, avand atasat un al doilea opis, care cuprinde persoanele ce au consultat dosarul pe durata lucrarii cazului si ulterior arhivarii.
Administratorul agentiei are acces la dosarele de caz, pe durata instrumentarii ori dupa inchiderea acestora.
Personalul agentiei care desfasoara curent activitati profesionale cu informatii este obligat sa pastreze confidentialitatea cu privire la continutul acestora, pe durata serviciului in agentie si dupa incetarea raporturilor de munca.

.